Mit welchen Zielen und Herausforderungen sind Sie in das Projekt gestartet?

Michael Roth: 2019 waren natürlich insbesondere Vorbereitungen auf das eigentliche Projekt notwendig. Es bedeutet immer relativ viel Aufwand, bis alle Beschlüsse von allen Verantwortlichen eingeholt sind. Damals hatten wir uns für einen klassischen Greenfield-Ansatz entschieden, wir wollten 25 Jahre Ballast über Bord werfen.

Bei digitalen Vorhaben klagen Projektleiter, dass an der Spitze und auch innerhalb der Organisation häufig grundlegendes Verständnis für das Vorhaben fehlt. Verstehen Ihre Vorgesetzten, was Sie machen?

Roth: Ja. Da haben wir ein sehr, sehr gutes Verständnis. Der Stadtkämmerer ist einer unserer stärksten Sponsoren. Er weiß, was wir tun und er verlässt sich auch sehr darauf, dass wir im kommenden Jahr das Richtige liefern werden.

Daneben ist unsere IT-Referentin und CDO unsere Auftraggeberin, die das Programm ebenfalls sehr unterstützt.

Michael Roth, Programmleiter für die Modernisierung der SAP-Landschaft des Hoheitsbereichs der Landeshauptstadt München: „Digitale Transformation ist ja so ein bisschen wie eine Erkältungskrankheit, die immer wieder kommt. Nicht wie eine Grippe, die einfach irgendwann weg ist.“
(Bildquelle: Landeshauptstadt München)

Wenn wir auf Ihr SAP-System schauen, welche Prozesse bilden Sie damit ab?

Roth: Unser Kernbereich sind die Finanzprozesse, darüber hinaus aber auch die gesamte Logistik – dazu zählen wir Einkauf, Verkauf, Instandhaltung, Lagerhaltung. Der dritte große Bereich ist die Verwaltung unserer Immobilien.

Wir haben fast alles im Einsatz, was eine Organisation sinnvollerweise in ihrem SAP-System nutzen kann. Das Einzige, was wir nur ganz mäßig nutzen, ist die Produktionsplanung, denn wir produzieren ja nicht so wahnsinnig viel.

Und wie viele Menschen arbeiten auf Ihrem SAP-System?

Roth: Wir haben zwischen 6.000 und 8.000 User auf dem System. Es ist im Moment ein SAP ECC On-Premise, es läuft in unserem eigenen Rechenzentrum.

Unser Zielsystem ist ein S/4HANA, das weiterhin On-Premise läuft. Wir gehen mit dem Kern-SAP-System nicht in die Cloud. Wir haben allerdings Komponenten, die in der Cloud arbeiten.

Wie trennen Sie die Prozesse für die Cloud und die Prozesse in Ihrem eigenen Rechenzentrum?

Roth: Zum Beispiel nutzen wir für Analysen im Rahmen der Haushaltsplanung die SAP Analytics Cloud. Auch für elektronische Ausgangsrechnungen nutzen wir Teile aus der Cloud-Software. Sie sehen – so langsam geht alles in Richtung Cloud.

Sehen Sie das als Problem und würden Sie diese Entwicklung aufhalten wollen?

Roth: Es gibt für bestimmte Anwendungen fast zwingend den Bedarf, in die Cloud zu gehen.

Das ist der Grund, warum wir beispielsweise elektronische Rechnungen in der Cloud verarbeiten. Je weiter wir in die Zukunft schauen, desto mehr wird Cloud ein zwingender Trend. Schon weil es immer schwieriger wird, Rechenzentren oder eigene IT-Security so zu betreiben, dass alles stabil ist gegen die Angriffe von außen.

Es ergibt aus meiner Sicht keinen Sinn, gegen die Cloud zu steuern.

Wenn wir über digitale Souveränität sprechen, wie suchen Sie das richtige Cloud-Angebot aus?

Roth: Das ist tatsächlich ein schwieriges Thema.

Bezogen auf unsere Analytic-Cloud-Lösung ist das noch verhältnismäßig einfach. Zum einen sind die Daten, die wir in der Cloud verarbeiten, auch veröffentlicht. Zum anderen nutzen wir ein Rechenzentrum der SAP, das entsprechende Sicherheit bietet. Wir arbeiten also in deutschen Rechenzentren, mit entsprechenden Einstellungen und vertrauenswürdigen Personen.

Natürlich speichern wir keine kritischen Daten, wie zum Beispiel personenbezogene Daten, Steuerdaten und Gesundheitsdaten, deren Verlust, Offenlegung oder Missbrauch problematisch wäre.

Wir sind sehr vorsichtig unterwegs.

Souveränität und Cloud werden dann ein sehr großes Thema, wenn wir in Richtung Personendaten oder Steuerdaten schauen. Im Moment sind wir mit diesen Bereichen On-Premise, denn Steuerdaten und Gesundheitsdaten zählen zu den am stärksten geschützten Daten.

Digitale Angebote für Bürgerinnen und Bürger sind im Moment das große Thema, wenn es um Digitalisierung geht. Welche Ziele verfolgen Sie mit der Digitalisierung und mit digitalen Angeboten für die Bürger?

Roth: Unmittelbar und mit Blick auf Januar 2027 kümmern wir uns um Rechnungen. Der elektronische Rechnungseingang wird ab dann komplett medienbruchfrei sein. Dies geschieht also eher mit Blick auf Geschäftspartner. Wir erhalten deren Rechnungen in Zukunft digital, die werden deutlich schneller verarbeitet und gezahlt.

Wie sind Sie mit dem Projekt gestartet?

Roth: Der ursprüngliche Plan war wie gesagt ein Greenfield-Konzept, wir wollten ursprünglich nur aktuelle Bestände und offene Posten in das neue System übernehmen. Mit dieser Entscheidung hätten wir maximale Freiheit für den Neuanfang genossen. Wir hätten unsere neuen Strukturen standardnah und damit so einfach wie möglich gestaltet.

Dann gab es allerdings die Entscheidung, dass wir die Daten der letzten zehn Jahre mit übernehmen. Jetzt hatten wir natürlich ein Problem. Ursprünglich wollten wir sozusagen das Rad neu erfinden. Nach dieser Entscheidung kommt aber kein Rad dabei heraus, sondern eher eine Art Raupenfahrzeug.

War dies eine politische Entscheidung?

Roth: Nein. Das war wirklich ein ganz dringender Bedarf im Fachbereich: Also die Möglichkeit die Altdaten nicht nur zu lesen, sondern im neuen System als arbeitsfähige Live-Daten zu haben.

Wir haben gemeinsam ausgerechnet, welchen Aufwand es auslöst, wenn Kolleginnen und Kollegen die Daten nicht unmittelbar zur Verfügung haben und wie viel Zeit sie benötigen, um das im alten System nachzulesen.

Unsere Herausforderung war es, dies alles in Einklang zu bringen. Auch weil wir in den letzten zehn Jahren ein paar Mal umorganisiert hatten, konnten wir viele dieser alten Daten gar nicht eins zu eins übernehmen. Und dies über einen so langen Zeitraum sinnvoll auf die neuen Strukturen zu mappen, war eine große Herausforderung.

Wie weit sind Sie inzwischen gekommen?

Roth: Mittlerweile sind wir bei der sechsten Testmigration angelangt, und für uns schaut es sehr nach Produktivstart aus. Geplant sind zwei weitere Testmigrationen, um letzte Fehler zu beheben. Und dann sollte es zum 1. Januar 2027 klappen.

Neben dem Umgang mit den alten Daten sind Moving Targets eine weitere typische Herausforderung in Transformationsprojekten. Das heißt, Sie sind gezwungen politische Entscheidungen unmittelbar umzusetzen.

Roth: Der Gesetzgeber spricht viel über Entbürokratisierung. Fakt ist, dass beinahe täglich neue Gesetze erlassen werden. Nehmen Sie das „Wachstumschancengesetz“.

Plötzlich hatten wir die Anforderung, die elektronische Ausgangsrechnung nicht irgendwann in den nächsten Jahrzehnten umzusetzen, sondern exakt zum 1. Januar 2027. Und das ohne lange Diskussionen, ohne dass wir irgendeine Eingriffsmöglichkeit hätten oder ein Jahr rausschinden konnten. Das ist ein klassisches Moving Target.

Wir haben auch sehr schwungvoll und intensiv an der Lösung einer Konzernbilanz für die Stadt München gearbeitet. Es war gar nicht so einfach, diese Anforderung in die digitale Welt zu bringen. Der Freistaat Bayern hat nun für Kommunen die Pflicht, Konzernbilanzen zu erstellen, fallen lassen. Das ist schon ärgerlich.

Aber Sie können es theoretisch machen?

Roth: Theoretisch können wir es jetzt, aber warum? Auch wenn wir technisch jetzt in der Lage sind, das zu tun, kostet es ja trotzdem einfach jedes Jahr Zeit und Geld, das zu erstellen.

Typischerweise kommen aber neue Anforderungen oben auf die Liste, statt dass etwas wegfällt.

Und wenn Sie einmal auf dem angestrebten Digitalisierungslevel angekommen sind, was werden die nächsten Projekte sein? Wann ist diese ganze Transformationsgeschichte abgeschlossen?

Roth: Transformation ist ja so ein bisschen wie eine Erkältungskrankheit, die immer wieder kommt. Nicht wie eine Grippe, die einfach irgendwann weg ist.

Wir sind 2027 so weit bereit, das S/4HANA-System für unseren Hoheitsbereich der Landeshauptstadt einzusetzen. Dann gibt es natürlich Dinge an denen wir parallel arbeiten. Etwa die Modernisierung unserer Steuerfachverfahren, mit denen wir Grundsteuer, Gewerbesteuer, Hundesteuer und Zweitwohnungssteuer veranlagen. Hier warten Kolleginnen und Kollegen bereits sehnsüchtig darauf, dass das SAP-System fertig wird.

Sie haben natürlich sehr, sehr viele Digitalisierungsaspekte auf ihrer Wunschliste. Wir bauen unser Stammhaus um, in dem die Kämmerei untergebracht ist. Wenn wir in das renovierte Gebäude zurückziehen, gibt es dort keinen Platz für Akten. Unsere Herausforderung ist daher: In dem Moment, in dem wir einziehen, darf es kein Papier mehr geben.

Papierfrei zu werden ist also die nächste Evolutionsstufe auf unserer Agenda. Und wenn wir diese abgeschlossen haben, dreht sich die zu digitalisierende Welt weiter.

Das wären zum Beispiel Anwendungen rund um die Smart City?

Roth: Wir hier in der Landeshauptstadt München haben digitale Zwillinge, wir haben digitale Stadtgrundkarten, wir wissen also schon relativ viel Digitales über unsere Stadt. Wir schaffen auf diesem Fundament neue Möglichkeiten. Was können wir mit diesen Daten machen? Wie nutzen wir die Daten? Wie gewinnen wir neue Erkenntnisse? Was können wir besser machen und wo setzen wir damit an? Diese Fragen beschäftigen uns.

SAP ist schon viel weiter, hier steht das Thema „Autonomous“ auf der Agenda. Die autonome Stadt, ist das ein Ziel, mit dem Sie planen?

Roth: Ja und in kleineren Teilbereichen bewegen wir uns ja schon dahin, etwa beim Rechnungseingang. Ganz einfach ist es nicht, es gibt rechtliche Hürden, die erfordern, dass an bestimmten Stellen Menschen arbeiten. Wenn wir jetzt weiter in die Zukunft schauen, gibt es viele mögliche Prozesse.

Kann es langfristig eine Dunkelverarbeitung der wichtigsten Prozesse einer Stadt geben, kann eine Stadt grundsätzlich autonom verwaltet werden?

Roth: So etwas wie eine Smart-City-Dark-Factory wird es nie geben. Das ist wirklich kein Thema einer Stadt. Es gibt im Gesetz immer Ermessensentscheidungen. Und Ermessen kann immer nur die Entscheidung eines Menschen sein.