Diese Erfahrung hat die Haufe Group in Freiburg gemacht, als die Bestandslösung eines anderen Anbieters durch xSuite ersetzt wurde.

Jetzt nutzt die Haufe Group eine standardisierte Software mit Fokus auf User Experience, die alle Prozesse des Unternehmens heute und auch gerade im Hinblick auf die laufende S/4HANA-Umstellung abbildet.

Nikolas Popp, Senior SAP Solution Architekt bei Haufe Group:
„On-Premise ist vor allem als kaufmännisches Modell zu verstehen in dem Sinne, dass die bestehenden Lizenzen optimal in Nutzung gebracht werden.“
(BILD: Haufe Group)

Schnellere Bearbeitung, direkter Skontoertrag und Transparenz über offene Verbindlichkeiten – diese Vorteile einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung hat das Unternehmen schon vor Jahren mit einer entsprechenden Software realisiert.

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dass ein solches System stets auf dem letzten Stand ist und IT-Neuerungen – wie die begonnene S/4HANA-Implementierung – unterstützen und adäquat flankieren muss.

xSuite als optimale Lösung für SAP-Szenarien

Auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung starteten die Verantwortlichen eine umfassende Anbieterauswahl, an deren Ende 2023 der Umstieg auf xSuite Invoice stand.

„Wir haben uns für den Rechnungsworkflow mit Capture-Komponente von xSuite entschieden, weil es die am besten mit SAP integrierte Lösung ist und der Hersteller eine langjährige tiefgehende Expertise in diesem Thema hat,“ sagt Ignatius Klausmann, Senior SAP Business Consultant Haufe Group.

„Diesen Eindruck haben wir auch aus unserem SAP-Community-Kreis von verschiedenster Stelle gespiegelt bekommen.“

Kurze Reaktionszeiten bei
individuellen Anforderungen

Inzwischen läuft das System auf voller Kraft. Der Standard wurde gezielt individualisiert und durchdacht angepasst, was nach Meinung von Klausmann nicht nur die Prozessqualität verbessert, „sondern auch die Flexibilität und Effizienz gesteigert hat“.

Dies wiederum schlägt sich in einer gesteigerten Durchlaufgeschwindigkeit in der Kreditorenbuchhaltung nieder .

Insbesondere interagiert die xSuite-Software ideal mit dem seit 2025 in der Einführung befindlichen S/4HANA-System.

„Wenn wir hierzu neue Anforderungen haben, sprechen wir mit den xSuite-Projektconsultants und erhalten dann sehr schnell eine Lösung, die auch zeitnah umgesetzt wird“, freut sich SAP Business Consultant Klausmann.

Die SAP-Geschichte bei der Haufe Group reicht bis ins Jahr 1998 zurück; seit 2001 ist ECC 6.0 im Einsatz, mittlerweile ist der Umstieg auf S/4HANA weit vorangeschritten.
(BIld: Haufe Group)

Das Unternehmen verfolgt bei seinem ERP-System eine klare On-Premises-Strategie und betreibt sein S/4HANA-System selbständig in der AWS-Cloud.

„On-Premise ist vor allem als kaufmännisches Modell zu verstehen in dem Sinne, dass die bestehenden Lizenzen optimal in Nutzung gebracht werden,“ erklärt Senior SAP Solution Architekt Nikolas Popp.

xSuite füge sich in dieses kaufmännische Modell passend ein.

Während viele Software-Anbieter keine On-Premises-Systeme mit entsprechender Lizenzierung mehr anbieten, kann die Haufe Group bei xSuite die Software als Subscription für On-Premises beziehen.

Die jährliche Gebühr orientiert sich an der Anzahl der verarbeiteten Dokumente und die Software wird durch das Unternehmen selbst betrieben. 

Eingangsrechnungsverarbeitung parallel auf SAP ECC und S/4HANA

Ein Teil der Rechnungen läuft momentan noch auf dem SAP ECC. Im initialen „Lift & Shift“ auf S/4HANA startete die Haufe Group mit zunächst drei Buchungskreisen, ab Juli 2026 werden nahezu alle Rechnungen über das neue S/4HANA laufen.

„Es zeugt von der besonderen Flexibilität der xSuite-Lösung, dass diese sowohl auf SAP ECC als auch auf S/4HANA läuft,“ so Popp. „Damit hat sie unseren schrittweisen Wechsel auf die neue SAP-Produktgeneration optimal unterstützt.“

Derzeit überwiegt noch die Anzahl der Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug. Nach und nach werden die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung nun auf Bestellbezug umgestellt.

„Durch die überwiegende Verarbeitung bestellbezogener Rechnungen werden sich auch die Vorteile der automatisierten Rechnungsbearbeitung, die wir mit xSuite schon jetzt haben, noch einmal deutlich potenzieren“, sagt Ralf Eisleben, Teamleiter Finanz- & Rechnungswesen. Dies unterstreiche den Mehrwert der neuen Eingangsrechnungsverarbeitung von xSuite nachdrücklich.