Wie sehen die Prozesse in den Finanzabteilungen heute aus – und welche Veränderung kann künstliche Intelligenz bringen?

Sie müssen immer bedenken, dass die Prozesse zum Kontenabgleich außerhalb des bestehenden ERP in den allermeisten Unternehmen überwiegend manuell bearbeitet werden. Finanzabteilungen nutzen typischerweise Papier und E-Mails, Unterschriftenmappen und Excel-Formulare.

Da gibt es sehr wenige automatisierte Workflows. Mit dem Einsatz von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz kann diese Arbeit enorm beschleunigt werden.

Wie wichtig werden die Themen Digitalisierung und Automatisierung?

Mit Digitalisierung und Automatisierung wollen die Unternehmen die Herausforderungen in den Griff bekommen. Dazu zählt auch Business Continuity. Natürlich muss hierfür die Arbeit zwischen Menschen und Maschinen neu aufgeteilt werden. Neue, sichere Prozesse für gute Entscheidungen erfordern die Digitalisierung in den Finanzabteilungen.

Wie weit vorausschauend können Finanzabteilungen planen?

Das ist sicher eine der entscheidenden Fragen. Heute sind die meisten Arbeitsergebnisse aus den Finanzabteilungen rückblickend. Predictive-Analytics bringt also eine ganz neue Qualität – es ist der Blick in die Zukunft.

Mithilfe von künstlicher Intelligenz und einer guten Datenbasis schauen die Finanzabteilungen nach vorne.

Je mehr die Unternehmen die Finanzdaten vereinheitlichen und unterperiodisch auswerten, desto besser werden sie auch den Blick zum Quartalsabschluss oder zum Jahresabschluss wagen.

Mit Variance-Analysen und Predicitve-Analytics kann eine Finanzabteilung über Muster aus der Vergangenheit und über den Abgleich mit den aktuellen Daten weit nach vorne schauen. Das sind sehr mächtige Instrumente.

Anhand der Daten lassen sich Liquiditätsentwicklungen frühzeitig erkennen, damit geeignete Maßnahmen rechtzeitig greifen.

Wie wird dieser neue Umgang mit den Daten, mit der Automatisierung die Buchhaltung und die Finanzabschlüsse verändern?

Entscheidend aus meiner Sicht ist, dass die Datenqualität steigen wird – und damit die Sicherheit in den Abschlussdaten. Allein damit hat bereits das eine oder andere Unternehmen bessere Bewertungen bei den Ratingagenturen erzielt.

Selbstverständlich steigt beim Management das Wissen über all das, was innerhalb des Geschäftes und innerhalb des Unternehmens vorgeht. Täglich aktualisierte Zahlen sind hierfür ein sicherer Indikator.

Und wenn ihnen die richtige Technologie zur Verfügung steht, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele ihrer Aufgaben über den ganzen Monat verteilt erledigen. Ich denke etwa an Journalbuchungen oder daran, dass sie Konten begründen.

Ralph Weiss, GPO Blackline: Anhand der Daten lassen sich Liquiditätsentwicklungen frühzeitig erkennen, damit geeignete Maßnahmen rechtzeitig greifen.
(Bildquelle: Blackline)

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit jeden Tag einen „Softclose“ zu machen. Und damit können sie wiederum ihrem Management konkret und tagesaktuell über den Zustand der Unternehmens Auskunft geben.

Welche Bedeutung können diese Auskünfte für die Unternehmensführung haben?

Die Auskünfte gehen in erster Linie an das Management. Um dann zum Beispiel Investitionsentscheidungen zu überprüfen, sie gezielt zu treffen und Projekte anzustoßen.

Wie sehen diese Reports aus?

Es gibt verschiedene Dashboards, die auf die verschiedenen Rollen und Aufgaben zugschnitten sind. Es gibt beispielsweise ein CFO-Dashboard, ein Dashboard für den Leiter Accounting und auch Dashboards für die einzelnen Mitarbeiter.

Offensichtlich wird das Unternehmen und alle seine Geschäftstätigkeiten transparenter. Das ist ein wichtiges Ziel, das viele unserer Anwender erreichen wollen oder schon erreicht haben.

Außerdem gibt es für den gesamten Accountingprozess zusätzliche Sicherheit. Denn die Dashboards zeigen allen Beteiligten sehr genau, wo das Unternehmen steht und welche Aufgaben und Routinen etwa für einen Jahresabschluss zu erledigen sind.

Wenn etwas aus dem Ruder läuft, können Verantwortliche steuernd eingreifen und den Zeitraum des Abschlusses erheblich verkürzen.

Wie verändern diese Automatisierungen die Aufgabenfelder und welche Aufgaben kommen bei den Mitarbeitern hinzu?

Zukünftig wird in den Finanzabteilungen mehr der Analyst und der Consultant gefragt sein und weniger derjenige, der Listen mit Rechnungspositionen abgleicht. Aber ich denke das ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine gute Nachricht – denn es entspricht ihrem Berufsbild.

Wenn neue Mitarbeiter aus der Universität in den Beruf kommen, werden viele Erwartungen nicht erfüllt. Es sind sehr, sehr gut ausgebildete Accountants und sie müssen an ihrem neuen Arbeitsplatz Excel-Listen vergleichen.

Das führt zu einer hohen Unzufriedenheit. Denn sie sind dazu ausgebildet, Analysen zu erstellen und Vorschläge für Entscheidungen zu liefern.

Das Management hat die Verantwortung, ihre Arbeit mit den passenden digitalen Werkzeugen zu unterstützen.

Sind die Kriterien für diese Entscheidungen mit in das System eingebaut oder werden sie jeweils individuell hinzugefügt?

Im Finanzbereich geht es zu einem großen Teil darum, dass die gesamte Organisation effizienter wird, Kosten einspart, und das möglichst mit der gleichen Zahl an Mitarbeitern.

Deshalb nutzen unsere Kunden die Daten auch, um die verschiedenen Unternehmensbereiche zu vergleichen. Sie überprüfen wie hoch der jeweilige Automatisierungsgrad ist und mit wie viel manuellem Aufwand die Abteilungen arbeiten. Dann entscheiden sie, ob es sich lohnt Prozesse zu automatisieren.

Ralph Weiss, GPO Blackline: Die Arbeit zwischen Menschen und Maschinen wird neu aufgeteilt. Neue, sichere Prozesse für gute Entscheidungen erfordern die Digitalisierung in den Finanzabteilungen.
(Bildquelle: Blackline)

Wie weit kann die Digitalisierung in der Finanzabteilung getrieben werden und ist es für Sie denkbar, dass es einen „Virtuellen Controller“ geben kann – entsprechend zum „Digitalen Zwilling“ aus der Industrieproduktion?

Es werden sicherlich immer nur Teilaufgaben des Accountings ersetzt, die aufgrund der Fähigkeiten der Automatisierung oder der künstlichen Intelligenz nicht mehr nötig sind.

Mit diesen Lösungen muss kein Mitarbeiter mehr Belege vergleichen oder falsche Buchungen sortieren. Ein großer Teil dieser heutigen Routinearbeit wird wegfallen. Die Aufgaben der Accountants verändern sich dahin, dass sie viel mehr rund um die Begründung von Zahlen und Analysen arbeiten.

Accountants werden Soll-Ist-Vergleiche machen und die beschriebenen unterstützenden Tätigkeiten verantworten, die dem Management helfen, richtige Entscheidungen zu treffen.

Diese Consultingaufgaben wird der virtuelle Buchhalter nicht machen können?

Nein, das wird nicht die Aufgabe des virtuellen Buchhalters sein. Der arbeitet die Routinen ab und stellt sicher, dass die Zahlen korrekt sind und sie sehr gut für alle Beteiligten visualisiert werden.

Das Interview wurde erstmals im Jahr 2023 in der S@PPORT 4/2023 veröffentlicht