Abweichungen im Drei-Wege-Match erkennen und direkt den passenden nächsten Schritt einleiten, Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, auffällige Kontobewegungen erkennen, für solche Aufgaben sind KI-Agenten perfekt.

Denn solche manuellen Mikroentscheidungen bremsen Kreditoren-Teams bislang im Alltag aus. Bislang jedoch existieren KI-Agenten oft parallel in einem Prozess, ohne wirklich zusammenzuarbeiten.

Jeder von ihnen erfüllt seine klar definierte Aufgabe, ohne aber den größeren Zusammenhang zu verstehen.

Mehr als eine Sammlung cleverer Einzellösungen

Darüber geht Agentic AP als Betriebsmodell nun hinaus, indem sie die Arbeit mehrerer Agenten im Kontext eines Gesamtziels sinnvoll orchestriert. 

Dina Ziems, Senior Lead Marketing, xSuite Group: „Agentic Accounts Payable heißt der Schlüsselbegriff der Stunde. Dabei führen nicht nur einzelne KI-Agenten Teilprozesse automatisiert durch, sondern mehrere von ihnen arbeiten konzertiert an Prozessen innerhalb der Rechnungsbearbeitung zusammen.“
(BIld: XSuite Group)

Ein solches Ziel könnte lauten: „Schleuse eine Rechnung compliant, risikobewusst, Skonto-orientiert und mit minimalem manuellem Aufwand durch den gesamten Prozess!“

An diesem Vorgang wirken mehrere Agenten mit und erledigen dedizierte Einzelaufgaben, nun aber nicht mehr als lose Kette vordefinierter Automationen, sondern als koordinierte Bearbeitung ganzer Prozesszusammenhänge. 

Agentic AI bezieht Kontext aus mehreren Quellen ein, wägt Optionen gegeneinander ab und leitet daraus eigenständig nächste Schritte ab.

xSuite organisiert dies über einen Agentic Process Orchestrator, der Matching Agent, Verification Agent und Workflow Agent koordiniert.

Konkret sähe ein solches Zusammenspiel etwa so aus: Zunächst extrahiert ein Matching Agent die relevanten Positionen aus einer Rechnung, ergänzt sie mit SAP-Stammdaten und führt einen Abgleich durch.

Anschließend übernimmt ein Verification Agent, überprüft, ob eine vollständige Verbuchung im Hintergrund bereits möglich ist – etwa im Fall eines Drei-Wege-Match – und stößt weitere Schritte an, falls beispielsweise ein fehlender Wareneingang den Prozess noch blockiert.

Danach koordiniert ein Workflow Agent die nächsten Aufgaben, etwa durch Vorschläge für zuständige Prüfer oder geeignete Kontierungen, und leitet den Vorgang schließlich zur Buchung und Zahlung weiter. 

Was heißt es nun, wenn Agentic AP einen Vorgang ganzheitlich bewertet, statt ihn nur automatisiert auszuführen?

Eine Rechnung über 100.000 Euro enthält drei Prozent Skonto und sollte daher priorisiert beglichen werden. Eine klassische Automatisierung durch einzelne Agenten kann sie zwar schneller verarbeiten, ein agentisches System geht jedoch einen Schritt weiter und bewertet zusätzlich, ob das Skonto tatsächlich genutzt werden sollte.

Es analysiert, ob Vertragsbedingungen eingehalten wurden, ein SLA erfüllt ist, der Lieferant in der Vergangenheit Auffälligkeiten gezeigt hat oder ob ein optimierter Zahlungszeitpunkt die Liquidität positiv beeinflusst.

Automatisierung des nächsten Levels

Einzelne, isolierte Agenten sind zu solchen Entscheidungen nicht in der Lage, im Verbund als Agentic AP hingegen können sie durch ihr Zusammenspiel, ihr Kontextverständnis und ihre Prozessintelligenz genau diese Bewertung leisten.

Mikroentscheidungen bremsen Kreditoren-Teams im Alltag aus. Wenn KI-Agenten parallel in Prozessen zusammenarbeiten, wird die Rechnungsbearbeitung beschleunigt.
(Bild: KI-generiert)

Die orchestrierte Zusammenarbeit führt zu einer neuen Dimension der Automatisierung. Es geht nicht mehr nur darum, Rechnungen auszulesen oder Abweichungen zu identifizieren, sondern um die zentrale Fragestellung: Welche finanzielle Entscheidung ist in der jeweiligen Situation die sinnvollste? 

Unternehmen sollten daher nicht nur den Einsatz von KI in ihren Rechnungsprozessen vorantreiben, sondern auch gezielt darauf achten, auf welchem Reifegrad sich ihre Lösungen befinden.

Die Zukunft gehört Buchhaltungsteams, die den Übergang von isolierter Automatisierung hin zu echter agentischer Zusammenarbeit erfolgreich gestalten. Bestehende Arbeitsschritte noch etwas schneller auszuführen, ist gut.

Besser ist es, die Rolle der kreditorischen Buchhaltung insgesamt aufzuwerten.

Also weg vom reaktiven Abarbeiten. Hin zu einer Rolle, die aktiv zu Compliance, Liquidität, Risikosteuerung und Lieferantenmanagement beiträgt.

Autorin: Dina Ziems, Senior Lead Marketing, xSuite Group